Naj gre za gala večer, poslovno zabavo ali predstavitev izdelka, organizacija dogodka je zahteven proces. Vnaprej je treba določiti splošno vizijo in poskrbeti za vso logistiko. Ključnega pomena bo tudi zagotoviti pozitivno izkušnjo gostov. Preverite, kako jim to lahko zagotovite!
1. Učinek „WOW“ ob vstopu
Prvi vtis je zelo pomemben trenutek, saj si gostje takoj ob prihodu ustvarijo prvo mnenje o dogodku. Tisto, kar takrat doživijo, jim bo ostalo še posebej v spominu. Pri organizaciji dogodka zato ne smete pozabiti na dekoracije in atrakcije, ki naredijo vtis že v prvih trenutkih. Vredno je vlagati v izvirne rešitve, kot je vodna zavesa Wordfall, ki bo takoj pritegnila poglede mimoidočih. Ne bo le ustvarila edinstveno vzdušje, ampak tudi popoln prostor za fotografiranje gostov.
2. Izkušnje in interakcije
Organizacija dogodkov ni samo postavljanje miz, dekoracij ali osvetlitve, ampak predvsem zagotavljanje prostora, v katerem lahko gostje dejansko komunicirajo in pridobivajo nove izkušnje. Predvsem je pomembno poskrbeti za ustrezno pogostitev, prilagojeno profilu dogodka, ob upoštevanju različnih prehranjevalnih navad udeležencev. Poleg tega lahko organizirate mini delavnice, ki udeležencem dogodka omogočajo kreativno izražanje. Dobra ideja je tudi, da udeležencev dogodka pritegnete z različnimi čutili in jim ponudite degustacije, koncerte, kvize, svetlobne predstave, loterije ali druge zabavne aktivnosti, ki jih omogoča infrastruktura.
3. Scenarij za izredne razmere in ustrezna podpora
Vsi načrti niso uspešni. Organizacija dogodkov zahteva stalno pozornost, tudi med samim dogodkom. Poskrbeti je treba, da ima vsak element dogodka svojega skrbnika. Zato je treba vnaprej zagotoviti število osebja in njihovo poznavanje uporabljene opreme ali uveljavljenih postopkov storitev. Dobra ideja je, da imate vnaprej pripravljen načrt B, ki ga boste izvedli v primeru morebitnih nepredvidenih okoliščin. Kaj storiti, če začne deževati, gostujoči govornik ali glasbena skupina zamuja ali vam nenadoma zmanjka prigrizkov? Pripravite se na vse okoliščine, da se izognete neprijetnim presenečenjem. Organizacija dogodkov ni lahka naloga, vendar se z ustreznim načrtovanjem in dobro usposobljenim osebjem lahko izogne večini neprijetnih presenečenj.
Čeprav je organizacija dogodkov zapleten proces, obstajajo vidiki, ki jih ne smemo spregledati. Za uspešen dogodek je treba poskrbeti, da se že na začetku ustvari »WOW« učinek, na primer z uporabo spektakularnih atrakcij. Prav tako je ključnega pomena, da se zagotovijo zanimive izkušnje in interakcije – od ustvarjalnih delavnic do degustacij in predstav. Ne smemo pozabiti niti na profesionalno storitev in načrt za izredne razmere, da se izognemo neprijetnim presenečenjem.