Overraskelser er et af de mest effektive værktøjer i en eventarrangørs arsenal. Velplanlagte øjeblikke skaber spænding, øger huskeværdien og styrker relationen til det brand eller den idé, der ligger bag mødet. Det er vigtigt, at overraskelseselementet ikke er begrænset til ét punkt på dagsordenen – det er en god idé at sprede det over alle faser af eventet, fra invitationen til afslutningen. Her er nogle tips til, hvordan du gør det effektivt og med god smag.
1. Invitationer
Den allerførste kontakt med en deltager er den ideelle mulighed for at introducere det ikke-åbenlyse element af overraskelse. I stedet for standardinvitationer kan du vælge interaktive former såsom en personlig video, en AR-call-to-action eller en gåde, hvis svar afslører mødestedet. En anden interessant mulighed er at sende en lille genstand, der har relation til festens tema, på forhånd, og hvis betydning først bliver klar på stedet. Dette skaber spænding og får deltageren til at føle sig involveret, allerede inden arrangementet starter.
2. Indgangen
Det øjeblik, hvor deltagerne træder ind, er det afgørende øjeblik, hvor deres følelser er på sit højeste. Det er værd at udnytte dette øjeblik til at skabe en mindeværdig oplevelse. Det kan være en usædvanlig velkomst (f.eks. skuespillere i rollen som værter med en historie), en dynamisk kunstinstallation eller en højteknologisk indgangsport. En god løsning er også at bruge en Wordfall-vandprinter, der skaber bogstaver eller symboler med præcise vandstråler, også i 3D. Den er velegnet til at vise begivenhedens navn eller motto i en overraskende form. Et sådant visuelt overraskelseselement ved en begivenhed fungerer ikke kun som en attraktion, men også som et fantastisk fotomotiv til sociale medier.
3. Hoveddelen af programmet
I stedet for den sædvanlige rutine: præsentation, pause, panel - indfør uforudsigelige rytmer. Under de formelle taler kan du for eksempel planlægge en kort, velkoordineret kunstnerisk indslag, der relaterer sig til temaet for arrangementet, men ændrer tempoet og tiltrækker opmærksomhed. Det er også en god idé at gemme små overraskelser i konferencematerialet eller invitere en uventet særlig gæst, der ikke er blevet annonceret på forhånd. Et sådant overraskelseselement ved et arrangement er ekstra underholdning og en måde at engagere publikum på.
4. Pauser
Tiden mellem programpunkterne er en god mulighed for ikke-åbenlyse former for interaktion. Du kan invitere deltagerne til at deltage i en quiz relateret til arrangementets tema eller skabe en sensorisk chillout-zone med unikke attraktioner. Små overraskelser, såsom usædvanlige snacks eller mini-workshops, holder folk engagerede trods pausen i programmet.
At tilføje et overraskelseselement til en begivenhed bør ikke være improviseret. De bedste resultater opnås, når hvert element er baseret på et gennemtænkt koncept og tjener et specifikt formål – at skabe følelser, engagere eller forstærke budskabet. På denne måde kan selv små detaljer have en stor effekt.