Üllatus on üks võimsamaid vahendeid ürituste korraldaja arsenalis. Hästi planeeritud hetked pakuvad põnevust, suurendavad meeldejäävust ja loovad tugevama suhte brändi või ürituse taga oleva ideega. Oluline on, et üllatusmoment ei piirduks ainult ühe päevakorrapunktiga – see tasub jagada ürituse kõikidesse etappidesse, alates kutsest kuni lõpuni. Siin on mõned näpunäited, kuidas seda teha efektiivselt ja maitsekalt.
1. Kutsed
Esimene kontakt osalejaga on ideaalne võimalus tutvustada üllatuslikku elementi. Tavapäraste kutsete asemel võite valida interaktiivseid vorme, nagu isikupärastatud video, AR-kõne või mõistatus, mille vastus paljastab kohtumise asukoha. Teine huvitav võimalus on saata eelnevalt väike eseme, mis on seotud peo teemaga ja mille tähendus selgub alles kohapeal. See loob pinget ja paneb osaleja end kaasatuks tundma juba enne ürituse algust.
2. Sissepääs
Sisenemise hetk on võtmetähtsusega aeg, mil osalejate emotsioonid on kõige kõrgemal tasemel. Seda tasub ära kasutada, et luua meeldejääv elamus. See võib olla ebatavaline tervitus (nt näitlejad võõrustajate rollis koos stsenaariumiga), dünaamiline kunstiteos või kõrgtehnoloogiline sissepääs. Hea lahendus on ka Wordfall veeprinter, mis loob täpsete veejoadega tähti või sümboleid, ka 3D-formaadis. See sobib ürituse nime või moto esitamiseks üllatavas vormis. Selline visuaalne üllatusmoment üritusel ei ole ainult atraktsioon, vaid ka suurepärane fotokoht sotsiaalmeediale.
3. Programmi põhiosa
Tavapärase rutiini asemel (esitlus, vaheaeg, paneeldiskussioon) võiks kasutada ootamatut rütmi. Näiteks ametlike kõnede ajal võite planeerida lühikese, hästi koreograafitud kunstilise vahepalaga, mis on seotud ürituse teemaga, kuid muudab tempot ja köidab tähelepanu. Hea mõte on ka peita konverentsimaterjalidesse väikeseid üllatusi või kutsuda ootamatult erivieras, keda varem ei ole välja kuulutatud. Selline üllatusmoment üritusel on lisameelelahutus ja viis publiku kaasahaaramiseks.
4. Vaheajad
Programmi punktide vaheline aeg on suurepärane võimalus mitteametlikuks suhtluseks. Võite kutsuda osalejaid osalema ürituse teemaga seotud viktoriinis või luua meeli ergastava puhkeala, kus on unikaalseid atraktsioone. Väikesed üllatused, nagu ebatavalised suupisted või minitöötoad, hoiavad inimesi programmi pausi ajalgi tegevuses.
Üllatusmomendi lisamine üritusele ei tohiks olla improviseeritud. Parimaid tulemusi saavutatakse siis, kui iga element tuleneb hästi läbimõeldud kontseptsioonist ja teenib kindlat eesmärki – tekitada emotsioone, kaasata publikut või tugevdada sõnumit. Sel viisil võivad isegi väikesed detailid avaldada suurt mõju.