Verrassingen zijn een van de krachtigste middelen in het arsenaal van een evenementenorganisator. Goed geplande momenten zorgen voor spanning, maken het evenement memorabeler en versterken de band met het merk of het idee achter de bijeenkomst. Belangrijk is dat het verrassingselement niet beperkt blijft tot één agendapunt, maar verspreid wordt over alle fasen van het evenement, van de uitnodiging tot het einde. Hier volgen enkele tips om dit op een effectieve en smaakvolle manier te doen.
1. Uitnodigingen
Het allereerste contact met een deelnemer is de ideale gelegenheid om het niet voor de hand liggende element van verrassing te introduceren. In plaats van standaarduitnodigingen kunt u kiezen voor interactieve vormen, zoals een gepersonaliseerde video, een AR-call-to-action of een raadsel waarvan het antwoord de locatie van de bijeenkomst onthult. Een andere interessante optie is om vooraf een klein voorwerp te sturen dat verband houdt met het thema van het feest en waarvan de betekenis pas ter plaatse duidelijk wordt. Dit zorgt voor spanning en geeft de deelnemer al voor aanvang van het evenement het gevoel betrokken te zijn.
2. De ingang
Het moment van binnenkomst is het belangrijkste moment waarop de emoties van de deelnemers het hoogst zijn. Het is de moeite waard om dit moment te gebruiken om een onvergetelijke ervaring te creëren. Dit kan een ongebruikelijke ontvangst zijn (bijvoorbeeld acteurs in de rol van gastheren met een verhaallijn), een dynamische kunstinstallatie of een hightech toegangspoort. Een geweldige oplossing is ook het gebruik van een Wordfall-waterprinter, die letters of symbolen creëert met behulp van nauwkeurige waterstralen, ook in 3D. Deze printer is geschikt om de naam of het motto van het evenement op een verbluffende manier weer te geven. Een dergelijk visueel verrassingselement tijdens een evenement fungeert niet alleen als attractie, maar ook als een prachtige fotolocatie voor sociale media.
3. Het belangrijkste deel van het programma
In plaats van de gebruikelijke routine: presentatie, pauze, panel - introduceer onvoorspelbare ritmes. Tijdens de formele toespraken kunt u bijvoorbeeld een korte, goed gechoreografeerde artistieke interventie plannen die aansluit bij het thema van het evenement, maar het tempo verandert en de aandacht trekt. Het is ook een goed idee om kleine verrassingen in het conferentiemateriaal te verwerken of een onverwachte speciale gast uit te nodigen die niet eerder was aangekondigd. Een dergelijk verrassingselement tijdens een evenement zorgt voor extra entertainment en is een manier om het publiek te boeien.
4. Pauzes
De tijd tussen de verschillende programmaonderdelen is een uitstekende gelegenheid voor niet voor de hand liggende vormen van interactie. U kunt deelnemers uitnodigen om deel te nemen aan een quiz over het thema van het evenement of een zintuiglijke chilloutzone creëren met unieke attracties. Kleine verrassingen, zoals ongewone hapjes of miniworkshops, houden mensen betrokken ondanks de pauze in het programma.
Het toevoegen van een verrassingselement aan een evenement mag niet geïmproviseerd worden. De beste resultaten worden bereikt wanneer elk element voortkomt uit een goed doordacht concept en een specifiek doel dient: emotie opwekken, betrokkenheid creëren of de boodschap versterken. Op die manier kunnen zelfs kleine details een enorme impact hebben.