Overraskelse er et av de mest kraftfulle verktøyene i arrangørernes arsenal. Velplanlagte øyeblikk gir spenning, øker minneverdigheten og bygger et sterkere forhold til merkevaren eller ideen bak møtet. Det er viktig at overraskelse-elementet ikke bør begrenses til bare ett agenda punkt - det er verdt å spre det over alle faser av arrangementet, fra invitasjonen til slutten. Her er noen tips om hvordan du kan gjøre det effektivt og med god smak.
1. Invitasjoner
Den aller første kontakten med en deltager er den ideelle muligheten til å introdusere det ikke-opplagte elementet av overraskelse. I stedet for standardinvitasjoner kan du velge interaktive former som en personlig video, en AR-oppfordring til handling eller en gåte hvis svar avslører stedet for møtet. Et annet interessant alternativ er å sende en liten gjenstand relatert til temaet for festen på forhånd, betydningen av hvilket bare vil bli tydelig på stedet. Dette skaper spenning og får deltageren til å føle seg involvert selv før arrangementet begynner.
2.Inngangen
Øyeblikket for inngang er den viktigste tiden når deltagerne er på sitt mest følelsesmessige. Det er verdt å bruke det til å skape en minneverdig opplevelse. Dette kan være en uvanlig velkomst (f.eks. skuespillere i rollen som verter med en handling), en dynamisk kunstinstallasjon eller en høyteknologisk inngangsport. En flott løsning er også bruken av en Wordfall vannprinter, som lager bokstaver eller symboler fra presise vannstråler, også i 3D. Den er egnet for å vise fram navnet eller mottoet for arrangementet på en imponerende måte. Et slikt visuelt element av overraskelse på et arrangement fungerer ikke bare som en attraksjon, men også som en fantastisk fotoplass for sosiale medier.
3. Hoveddelen av programmet
I stedet for den vanlige rutinen: presentasjon, pause, panel - innfør uforutsigbare rytmer. Under de formelle talene kan du for eksempel planlegge en kort, velkoreografert kunstnerisk intervensjon som relaterer seg til temaet for arrangementet, men endrer tempoet og fanger oppmerksomheten. Det er også en god idé å skjule små overraskelser i konferansematerialene, eller å invitere en uventet spesialgjest som ikke tidligere ble annonsert. Et slikt overraskelseselement på et arrangement er ekstra underholdning og en måte å engasjere publikum på.
4. Pauser
Tiden mellom programpunktene er en flott mulighet for ikke-opplagte former for interaksjon. Du kan invitere deltagerne til å delta i en quiz relatert til arrangementets tema, eller lage en sanse chillout sone med unike attraksjoner. Små overraskelser, som uvanlige snacks eller mini-verksteder, holder folk engasjert til tross for pausen i programmet.
Å legge til et element av overraskelse på et arrangement bør ikke improviseres. De beste resultatene oppnås når hver funksjon stammer fra et godt gjennomtenkt konsept og tjener et spesifikt formål - for å bygge følelser, engasjere eller styrke budskapet. På denne måten kan selv små berøringer ha enorm innvirkning.