Pārsteigums ir viens no spēcīgākajiem rīkiem pasākuma organizatora arsenālā. Labi plānoti mirkļi rada aizrautību, palielina atmiņas paliekošumu un veido spēcīgākas attiecības ar zīmolu vai ideju, kas stāv aiz pasākuma. Svarīgi, ka pārsteiguma elements nedrīkst būt ierobežots tikai ar vienu darba kārtības punktu – to ir vērts izkliedēt visos pasākuma posmos, sākot no ielūguma līdz pat beigām. Šeit ir daži padomi, kā to izdarīt efektīvi un ar labu gaumi.
1. Ielūgumi
Pirmais kontakts ar dalībnieku ir ideāla iespēja ieviest neparastu pārsteiguma elementu. Vietā standarta ielūgumiem var izvēlēties interaktīvas formas, piemēram, personalizētu video, AR aicinājumu rīkoties vai mīklu, kuras atbilde atklāj tikšanās vietu. Vēl viena interesanta iespēja ir iepriekš nosūtīt nelielu priekšmetu, kas saistīts ar ballītes tēmu un kura nozīme kļūs skaidra tikai pasākuma vietā. Tas rada spriedzi un liek dalībniekam justies iesaistītam jau pirms pasākuma sākuma.
2. Ieeja
Ieejas brīdis ir galvenais moments, kad dalībnieku emocijas ir visaugstākajā līmenī. To ir vērts izmantot, lai radītu neaizmirstamu pieredzi. Tas var būt neparasts sveiciens (piemēram, aktieri, kas atveido saimniekus ar sižetu), dinamiska mākslas instalācija vai augsto tehnoloģiju ieejas vārti. Lielisks risinājums ir arī Wordfall ūdens printera izmantošana, kas ar precīziem ūdens strūklu palīdzību veido burtus vai simbolus, arī 3D formātā. Tas ir piemērots, lai pasākuma nosaukumu vai moto attēlotu pārsteidzošā veidā. Šāds vizuāls pārsteiguma elements pasākumā ne tikai piesaista uzmanību, bet arī ir lieliska fotogrāfiju vieta sociālajiem tīkliem.
3. Programmas galvenā daļa
Tā vietā, lai izmantotu ierasto rutīnu: prezentācija, pārtraukums, diskusija, ieviesiet neparedzamus ritmus. Piemēram, oficiālo runu laikā varat plānot īsu, labi horeogrāfiski izstrādātu māksliniecisko intervenci, kas saistīta ar pasākuma tēmu, bet maina tempu un piesaista uzmanību. Tāpat ir laba ideja konferences materiālos paslēpt nelielus pārsteigumus vai uzaicināt negaidītu īpašo viesi, par kuru iepriekš nav paziņots. Šāds pārsteiguma elements pasākumā ir papildu izklaide un veids, kā iesaistīt auditoriju.
4. Pārtraukumi
Laiks starp programmas punktiem ir lieliska iespēja neparastām mijiedarbības formām. Jūs varat uzaicināt dalībniekus piedalīties ar pasākuma tēmu saistītā viktorīnā vai izveidot sensorisko atpūtas zonu ar unikālām atrakcijām. Mazas pārsteigums, piemēram, neparasti uzkodas vai mini darbnīcas, notur cilvēku uzmanību, neskatoties uz programmas pārtraukumu.
Pārsteiguma elements pasākumā nedrīkst būt improvizēts. Labākie rezultāti tiek sasniegti, ja katra detaļa ir pārdomāta un kalpo konkrētam mērķim – radīt emocijas, iesaistīt vai pastiprināt vēstījumu. Tādējādi pat nelielas detaļas var radīt lielu iespaidu.