Überraschungen gehören zu den wirkungsvollsten Instrumenten im Repertoire eines Eventveranstalters. Gut geplante Momente sorgen für Spannung, bleiben besser in Erinnerung und stärken die Beziehung zur Marke oder Idee hinter der Veranstaltung. Wichtig ist, dass das Überraschungselement nicht auf einen einzigen Programmpunkt beschränkt bleibt, sondern sich über alle Phasen der Veranstaltung erstreckt, von der Einladung bis zum Ende. Hier sind einige Tipps, wie Sie dies effektiv und geschmackvoll umsetzen können.
1. Einladungen
Der allererste Kontakt mit einem Teilnehmer ist die ideale Gelegenheit, um das nicht offensichtliche Element der Überraschung einzubauen. Anstelle von Standard-Einladungen können Sie interaktive Formate wie ein personalisiertes Video, einen AR-Call-to-Action oder ein Rätsel wählen, dessen Lösung den Ort des Treffens verrät. Eine weitere interessante Möglichkeit ist es, vorab einen kleinen Gegenstand zum Thema der Veranstaltung zu versenden, dessen Bedeutung erst vor Ort deutlich wird. Das sorgt für Spannung und gibt den Teilnehmern schon vor Beginn der Veranstaltung das Gefühl, Teil des Ganzen zu sein.
2. Der Eingang
Der Moment des Eintritts ist der entscheidende Zeitpunkt, an dem die Emotionen der Teilnehmer am höchsten sind. Es lohnt sich, diesen Moment zu nutzen, um ein unvergessliches Erlebnis zu schaffen. Dies kann eine ungewöhnliche Begrüßung sein (z. B. Schauspieler in der Rolle von Gastgebern mit einer Handlung), eine dynamische Kunstinstallation oder ein Hightech-Eingangstor. Eine großartige Lösung ist auch der Einsatz eines Wordfall-Wasserdruckers, der aus präzisen Wasserstrahlen Schriftzüge oder Symbole, auch in 3D, erzeugt. Er eignet sich hervorragend, um den Namen oder das Motto der Veranstaltung in einer beeindruckenden Form darzustellen. Ein solches visuelles Überraschungselement bei einer Veranstaltung wirkt nicht nur als Attraktion, sondern auch als atemberaubender Fotohintergrund für soziale Medien.
3. Der Hauptteil des Programms
Anstelle der üblichen Routine: Präsentation, Pause, Podiumsdiskussion – führen Sie unvorhersehbare Rhythmen ein. Während der formellen Reden können Sie beispielsweise eine kurze, gut choreografierte künstlerische Darbietung einplanen, die sich auf das Thema der Veranstaltung bezieht, aber das Tempo verändert und die Aufmerksamkeit auf sich zieht. Es ist auch eine gute Idee, kleine Überraschungen in den Konferenzunterlagen zu verstecken oder einen unerwarteten besonderen Gast einzuladen, der zuvor nicht angekündigt wurde. Ein solches Überraschungselement bei einer Veranstaltung ist eine zusätzliche Unterhaltung und eine Möglichkeit, das Publikum zu begeistern.
4. Pausen
Die Zeit zwischen den Programmpunkten ist eine großartige Gelegenheit für nicht offensichtliche Formen der Interaktion. Sie können die Teilnehmer zu einem Quiz zum Thema der Veranstaltung einladen oder eine sensorische Chillout-Zone mit einzigartigen Attraktionen schaffen. Kleine Überraschungen wie ungewöhnliche Snacks oder Mini-Workshops sorgen dafür, dass die Teilnehmer trotz der Programmpause bei der Stange bleiben.
Das Einbringen eines Überraschungselements in eine Veranstaltung sollte nicht improvisiert werden. Die besten Ergebnisse werden erzielt, wenn jedes Element auf einem gut durchdachten Konzept basiert und einem bestimmten Zweck dient – Emotionen zu wecken, das Publikum zu begeistern oder die Botschaft zu verstärken. Auf diese Weise können selbst kleine Details eine große Wirkung erzielen.