Överraskningar är ett av de mest effektiva verktygen i en evenemangsarrangörs arsenal. Välplanerade ögonblick ger spänning, ökar minnesvärdheten och bygger en starkare relation till varumärket eller idén bakom mötet. Det är viktigt att överraskningsmomentet inte begränsas till en enda punkt på agendan – det är värt att sprida det över alla delar av evenemanget, från inbjudan till avslutning. Här är några tips på hur du gör det på ett effektivt och smakfullt sätt.
1. Inbjudningar
Den allra första kontakten med en deltagare är ett perfekt tillfälle att introducera det oväntade inslaget. Istället för standardinbjudningar kan du välja interaktiva former som en personlig video, en AR-uppmaning eller en gåta vars svar avslöjar platsen för mötet. Ett annat intressant alternativ är att i förväg skicka ett litet föremål som har anknytning till festens tema och vars betydelse först blir klar på plats. Detta skapar spänning och gör att deltagaren känner sig delaktig redan innan evenemanget börjar.
2. Ingången
Det ögonblick då deltagarna kommer in är ett avgörande ögonblick då deras känslor är som starkast. Det är värt att utnyttja detta för att skapa en minnesvärd upplevelse. Det kan vara ett ovanligt välkomnande (t.ex. skådespelare i rollen som värdar med ett manus), en dynamisk konstinstallation eller en högteknologisk entré. En utmärkt lösning är också att använda en Wordfall-vattenskrivare, som skapar bokstäver eller symboler med precisa vattenstrålar, även i 3D. Den är lämplig för att visa evenemangets namn eller motto i en häpnadsväckande form. Ett sådant visuellt överraskningsmoment vid ett evenemang fungerar inte bara som en attraktion, utan också som en fantastisk fotoplats för sociala medier.
3. Programmets huvuddel
Istället för den vanliga rutinen: presentation, paus, panel – introducera oförutsägbara rytmer. Under de formella talen kan du till exempel planera en kort, välkoreograferad konstnärlig inslag som anknyter till evenemangets tema men som bryter rytmen och väcker uppmärksamhet. Det är också en bra idé att gömma små överraskningar i konferensmaterialet eller bjuda in en oväntad specialgäst som inte har annonserats i förväg. En sådan överraskningsmoment på ett evenemang är extra underhållning och ett sätt att engagera publiken.
4. Pauser
Tiden mellan programpunkterna är ett utmärkt tillfälle för mindre uppenbara former av interaktion. Du kan bjuda in deltagarna att delta i en frågesport med anknytning till evenemangets tema eller skapa en sensorisk chillout-zon med unika attraktioner. Små överraskningar, som ovanliga snacks eller miniworkshops, håller deltagarna engagerade trots pausen i programmet.
Att lägga till ett överraskningsmoment vid ett evenemang bör inte improviseras. De bästa resultaten uppnås när varje inslag bygger på ett väl genomtänkt koncept och tjänar ett specifikt syfte – att väcka känslor, engagera eller förstärka budskapet. På så sätt kan även små detaljer få stor effekt.