Presenečenje je eno najmočnejših orodij v arzenalu organizatorja dogodkov. Dobro načrtovani trenutki zagotavljajo vznemirjenje, povečajo zapomljivost in gradijo močnejšo povezavo z blagovno znamko ali idejo, ki stoji za srečanjem. Pomembno je, da element presenečenja ne ostane omejen na eno točko dnevnega reda – vredno ga je razporediti po vseh fazah dogodka, od povabila do konca. Tukaj je nekaj nasvetov, kako to storiti učinkovito in z dobrim okusom.
1. Vabila
Prvi stik z udeležencem je idealna priložnost, da ga presenetite z nepričakovanim elementom. Namesto standardnih vabil lahko izberete interaktivne oblike, kot so osebno prilagojeno video sporočilo, poziv k akciji v obliki razširjene resničnosti ali uganka, katere odgovor razkriva lokacijo srečanja. Druga zanimiva možnost je, da vnaprej pošljete majhen predmet, povezan s temo zabave, katerega pomen bo jasen šele na kraju samem. To ustvarja napetost in udeležencu daje občutek vključenosti še pred začetkom dogodka.
2. Vhod
Trenutek vstopa je ključen trenutek, ko so čustva udeležencev na vrhuncu. To je vredno izkoristiti za ustvarjanje nepozabnega doživetja. To je lahko neobičajno dobrodošlica (npr. igralci v vlogi gostiteljev s scenarijem), dinamična umetniška instalacija ali visokotehnološka vhodna vrata. Odlična rešitev je tudi uporaba vodnega tiskalnika Wordfall, ki iz natančnih vodnih curkov ustvarja črke ali simbole, tudi v 3D. Primeren je za prikaz imena dogodka ali motta v presenetljivi obliki. Takšen vizualni element presenečenja na dogodku ne deluje le kot atrakcija, ampak tudi kot osupljiv prostor za fotografiranje za družbena omrežja.
3. Glavni del programa
Namesto običajnega poteka: predstavitev, odmor, okrogla miza – uvedite nepredvidljive ritme. Med uradnimi govori lahko na primer načrtujete kratko, dobro koreografirano umetniško intervencijo, ki se navezuje na temo dogodka, vendar spremeni ritem in pritegne pozornost. Dobra ideja je tudi, da v konferenčnih gradivih skrijete majhna presenečenja ali povabite nepričakovanega posebnega gosta, ki ni bil napovedan. Takšen element presenečenja na dogodku je dodatna zabava in način, kako pritegniti občinstvo.
4. Odmori
Čas med točkami programa je odlična priložnost za neobičajne oblike interakcije. Udeležence lahko povabite k sodelovanju v kvizu, povezanem s temo dogodka, ali ustvarite senzorično chillout cono z edinstvenimi atrakcijami. Majhna presenečenja, kot so nenavadne prigrizke ali mini delavnice, ohranjajo zanimanje udeležencev kljub premoru v programu.
Dodajanje elementa presenečenja na dogodku ne sme biti improvizirano. Najboljših rezultatov dosežemo, ko vsaka značilnost izhaja iz premišljenega koncepta in služi določenemu namenu – ustvarjanju čustev, pritegnitvi pozornosti ali poudarjanju sporočila. Na ta način lahko tudi majhni detajli imajo velik vpliv.